Cómo organizar un torneo de golf, al detalle

La realización exitosa de un Torneo de Golf depende de múltiples factores que, conjugados, permiten asegurar la prestación de un servicio de excelencia, independientemente de la complejidad de la prueba en cuestión. Es fundamental definir previamente el tipo de torneo el o público-objetivo al que este evento se destina.
En lo relativo al golf, existen cuatro tipos de torneos que se pueden realizar dependiendo del público-objetivo:

Torneo de Club: competición destinada exclusivamente a los miembros de un determinado club.
Torneo Social: competición normalmente organizada por una empresa especializada, contando con el patrocinio de una o varias empresas con la intención de promover sus marcas entre los clientes, potenciales clientes, proveedores, amigos y otros invitados.
Torneo de Alta-Competición: competición orientada para los mejores jugadores aficionados de este deporte.
Torneo de Profesionales: competición disputada exclusivamente por jugadores profesionales (jugadores de elite de la modalidad) y que viven de los premios monetarios recibidos por los resultados obtenidos.

Según Gonzalo Braga de la Costa, jugador profesional de golf desde 2006, miembro de la dirección de la PGA Portugal (Asociación de Jugadores de Golf Profesionales Portugueses), miembro fundador, presidente del club y presidente de la Comisión Técnica y de Handicaps del Club de Golf Tigres del Bosque, la organización de un torneo de golf deberá seguir los siguientes 10 pasos:

• 
  1Planificar el evento.
  Teniendo en cuenta el tipo de competición, se debe comenzar por realizar un análisis económico, a través de la realización de un simple presupuesto o business plan (conforme a las exigencias del torneo) que incorpore los costes, ingresos y resultados del evento.
  La definición de quién paga qué (club, organizador, jugadores y patrocinadores), de dónde vendrán los ingresos (¿inscripciones? ¿patrocinios?) y cuál es el objetivo del torneo (¿lucro? ¿competición?) son esenciales para una buena organización.
• 2Captación de apoyos.
  Después de definidos los principales costes de un torneo, es necesario definir una política de captación de capital que permita hacer frente a los gastos. Lo primero que hay que hacer es preparar una propuesta para presentársela a los potenciales patrocinadores. A partir de ahí, hay que realizar la identificación de targets a quienes presentar estas mismas propuestas, establecer los debidos contactos comerciales, etc.
  En lo que concierne a la propuesta, esta deberá tener en cuenta el tipo de competición (competición única o integrada en un circuito; individual, a pares o por equipos), el mercado objetivo (tipo de jugadores – nuevos o viejos, hombres o mujeres, por handicap o con otro tipo de restricciones), forma de participación (por inscripción o por invitación), los gastos asociados (para jugadores y patrocinadores), y cuál será el retorno para el patrocinador.
• 3Reglamento de la Competición.
  Una vez resueltas las condiciones económicas es tiempo de preparar el Reglamento de la Competición.
  Este documento funciona como un Contrato, a través del cual los jugadores deben conocer todas las condiciones de la competición.
  Este documento puede ser más o menos extenso y completo conforme al nivel de exigencia de la competición, y en él constan las informaciones prácticas sobre la competición, como por ejemplo: elegibilidad (quién puede competir); inscripciones (cómo son efectuadas, cuáles son los plazos límite, cuáles los criterios de selección en caso de exceso de inscripciones, su valor, formas de pago y políticas de devolución).
  Además de lo anterior el Reglamento define también la modalidad de juego, cómo se resolverán los empates, cómo y cuándo son divulgados los resultados, cuáles son los premios a entregar, constitución de la comisión técnica, etc.
  Puede ser, por tanto, un contrato extenso que el jugador deberá cumplir bajo pena de poder ser descalificado o impedido de participar.
• 4Política de Comunicación.
  Los criterios de selección de los canales de comunicación, de su forma y contenido son esenciales para garantizar que el torneo tenga el máximo de seguimiento y sea considerado un éxito.
  La comunicación antes del evento es esencial para conseguir adhesiones al torneo y una buena exposición mediática durante y después del torneo es fundamental para la creación de una imagen positiva y de valor, tanto entre los que participarán, como entre los que no participarán (y hubiesen querido hacerlo).
  Medios como website, televisión, diarios y revistas (especializadas o no) entre otros son cada vez más fundamentales en cualquier evento, incluidos los más sencillos.
• 5Gestión Operacional.
  Con gestión operacional nos referimos al control de las inscripciones y a la aclaración de dudas. Aunque hay otras informaciones que también pueden ser gestionadas desde este servicio, sobre los espacios, transportes hacia y dentro el campo, horarios del campo, etc.
  Es en esta área donde se puede marcar la diferencia de todo el servicio, manteniendo un control sobre todos los pormenores y una atención especial para con los jugadores y sus necesidades.
• 6Gestión Logística.
  En este caso es imprescindible observar atentamente los plazos y mantener un diálogo constante con los socios (patrocinadores y otros) y proveedores (catering, producción de medios, etc.), esenciales para el éxito del evento.
  Una buena planificación logística minimiza los errores e imprevistos que pueden suceder durante el torneo.
• 7Elaboración y Comunicación del Draw.
  Terminado el plazo para las inscripciones es necesario definir y publicar el Draw (programación de la hora de inicio de cada jugador), para que los jugadores lleguen a sus horas y puedan planificar su participación (llegada, check in, entrenamiento, etc.)
• 8Marcación y Preparación del Campo.
  A medida que se aproxima el día del torneo es imprescindible efectuar una visita al campo para averiguar su estado real, efectuar la marcación del campo (clarificación de: límites del campo, obstáculos, obstrucciones y otras condiciones) y definir las reglas locales (reglas específicas de aplicación en cada campo).
  La última fase antes del torneo debe efectuarse el día previo al torneo y se la conoce como preparación del campo. Consiste en definir la posición de los puntos de partida en cada hoyo y la localización de las banderas en cada green.
• 9Gestión Técnica y Administrativa de la Competición.
  Cuando llega el día de la competición, comienza la fase de gestión técnica y administrativa, y al director del torneo le corresponde:
  Recibir a sus invitados (antes y después de la competición).
  Efectuar la gestión de las tarjetas de golpes y resultados.
  Dirección técnica de la competición, aclarando dudas y resolviendo situaciones de conflicto.
  Conducir la ceremonia de entrega de premios y efectuar los debidos agradecimientos. (En cuanto a este último punto, es muy importante tener siempre en cuenta el papel de los patrocinadores y asegurarles la debida proyección).
• 10Follow Up.
  Es fundamental promover el follow up del evento, asegurando la logística final, el envío de los resultados de los diferentes jugadores a los clubes, etc.
  Es necesario garantizar que los medios de comunicación contratados dan la debida relevancia a la prueba y efectuar mailings a los jugadores (entregando fotografías de sus juegos, manteniendo el site vivo con nuevas noticias, etc.). En el fondo, se trata de garantizar que todos los actores implicados (jugadores, patrocinadores, socios, proveedores, etc.) vean sus expectativas satisfechas.