Eventos de Empresa


Claves para una comida de empresa perfecta

Júlia Costa, coordinadora de eventos de Solinca Eventos e Catering, nos da las claves para organizar una comida de empresa con éxito.
 


  • 1Elección de la fecha
    La fecha de cualquier evento debe ser pensada con sumo cuidado, para evitar que coincida con eventos de gran relevancia en la ciudad, en el país, etc. Este criterio depende de la importancia del evento y de sus invitados. Asimismo, semanas con días festivos - principalmente la víspera de los mismos -, proximidad de inicio o de fin del período habitual de fiestas no son fechas aconsejables.
  • 2Selección del local
    La selección del local debe estar relacionada con la tipología del evento que se pretende promover y con la época del año en que se enmarca, sin descuidar los accesos y las posibilidades de aparcamiento. Cuando se piensa en una solución al aire libre es necesario manejar siempre un plan B que de respuesta a las hipotéticas condiciones climatológicas menos favorables.
    La empresa de catering debe ser informada del local con suficiente antelación para garantizar la posibilidad de ejecución del servicio mediante las condiciones técnicas y logísticas previstas. En el caso de que la empresa de catering no haya trabajado anteriormente en ese local deberá ser promovida una visita técnica al espacio antes del evento.
  • 3El horario
    El horario de un evento ayuda a definir la tipología del servicio. Por ejemplo, si el objetivo pasa por crear un pequeño momento de convivencia informal al final del día -con duración aproximada de una hora u hora y media-, entonces debe tratarse necesariamente de un cocktail.
    Durante un evento, es necesario percibir las necesidades de los invitados. Una vez definido el formato del servicio adecuado, es necesario evitar que se aproxime la hora de comer, para que los invitados no estén a la espera de algo más como, por ejemplo, un plato caliente.
  • 4El número de invitados
    El número máximo y mínimo de invitados que pueden participar en un evento es una noción que debe estar siempre presente. De ese factor dependen variables importantes como el local/espacio, la respectiva capacidad y la tipología del servicio. Un espacio puede ser excelente para un cocktail de 20 personas, pero desaconsejable para una comida de 15.
  • 5La tipología del servicio
    Después de definidos los puntos anteriores, están reunidas las condiciones para decidir con claridad la tipología del servicio: welcome coffee o coffee break; almuerzo de pie o buffet sentado; cocktail o menú… Esta elección se realiza en concordancia con las características del evento que se está organizando.
  • 6Solicitudes de propuestas
    La forma ideal para articular todas las partes armoniosamente pasa por definir los puntos anteriores antes de solicitar propuestas para la realización del evento. En lo que concierne al espacio, si no tiene fechas disponibles o si hubiera alguna indefinición, no se puede hacer reserva o bloqueo de fecha.
    En lo relativo al catering, para que el cliente pueda beneficiarse de una propuesta personalizada y hecha a medida de su evento, tendrá de facilitar los detalles concretos que permitan adecuar los servicios propuestos.
  • 7Selección y composición del menú
    El análisis de las propuestas debe ser hecho con rigor. A veces se comparan composiciones distintas de forma similar, pero es necesario considerar la cantidad y la variedad de los platos contemplados. De igual modo, los platos o productos más sujetos a variaciones de temperatura tienen la ventaja de adaptarse a los condicionantes logísticos.
    Actualmente, la cuestión de las alergias e intolerancias a algunos alimentos también es muy frecuente, por lo que el promotor del evento debe siempre averiguar qué riesgos pueden existir entre sus invitados. Esta cuestión se aplica principalmente en menús con opciones únicas.
  • 8El precio
    A la hora de comparar propuestas deben considerarse algunos factores de forma imprescindible: la composición, la calidad del servicio, los medios humanos y materiales contemplados, la logística inherente al servicio/evento, etc.
  • 9La logística del evento
    Los montajes, la ejecución y los desmontajes del servicio deberán ser coordinadas en sintonía con diferentes actores del evento: el promotor del evento, los responsables del espacio donde se realiza y los proveedores de servicios.
    Muchas veces, el plan de montaje está sujeto a varios ajustes por no ser posible conciliar la intervención simultánea de los diferentes actores. El mismo plan sirve de guía para definir la intervención de cada actor.
  • 10El acompañamiento
    Es muy importante saber quiénes son los responsables de la empresa que asisten al evento y sus respectivos contactos. En el día del evento, en caso de que sea necesario dar alguna información adicional, deben ser creados canales rápidos y eficaces de comunicación.

 

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